Mesa de trabajo · no es un informe firmado
Este es el criterio del sistema. No hay un modelo entrenado. Cuando más adelante se use un agente, tiene que obedecer estas reglas y no inventar un detrimento.
La Contraloría General de la República vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares que manejen fondos o bienes públicos. Lo dice el artículo 267 de la Constitución. El artículo 268 le da, entre otras, revisar cuentas, exigir informes, establecer responsabilidad fiscal y promover investigaciones penales ante la autoridad competente.
Desde el Acto Legislativo 04 de 2019 el control es posterior y selectivo, y también preventivo y concomitante. El Decreto Ley 403 de 2020 desarrolló ese control. Prevenir es advertir a tiempo. No es coadministrar ni sustituir al ordenador del gasto. La Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata (DIARI) es la dependencia que hoy convierte datos en alertas y en seguimiento. Las gerencias departamentales vigilan el territorio.
No adjudica, no modifica contratos, no ordena pagos y no dicta la responsabilidad fiscal desde un tablero. La Ley 610 de 2000, ajustada por el Decreto Ley 403 de 2020, exige daño al patrimonio, conducta y un procedimiento con debido proceso. Una cifra rara en SECOP abre un papel de trabajo. No cierra un fallo.
Condición: el hecho, con entidad, identificador, fecha y valor. Criterio: la norma. Causa: por qué ocurrió, y si el dato no la prueba se deja como causa por establecer en mesa. Efecto: la consecuencia real o potencial, sin llamar detrimento a lo que todavía puede ser un error de cargue. Evidencia: la fila pública y el enlace al proceso.
Comparar cifras, modalidades, concentraciones y plazos contra lo que la norma o la serie hacen esperable.
Límite: No explica la causa. Una proporción alta de contratación directa, por sí sola, no es un acto ilícito.
Volver a hacer la cuenta: pagado contra valor del contrato, saldo del anticipo contra el anticipo girado.
Límite: La diferencia puede ser un error de registro. Se confirma con SIIF o con el comprobante de pago.
Leer lo que la entidad publicó: causal, modalidad, tipo de contrato, estado, fechas.
Límite: El registro no reemplaza el acto administrativo ni el expediente.
Confrontar SECOP con SIIF, CHIP, el registro de obras inconclusas, SIRI, Procuraduría o la visita de obra.
Límite: Este corte solo cruza conjuntos públicos de SECOP. Donde falta la otra base, la prueba queda abierta.
Pedir a un tercero el documento que el registro anuncia. En urgencia manifiesta, el artículo 43 de la Ley 80 exige enviar el acto y el expediente al órgano de control.
Límite: El sistema no tiene el acuse de recibido de la Contraloría. Abre la confirmación. No la da por fallida.
Estudio previo, análisis de mercado, matriz de riesgos, pliego, informe de evaluación, garantía y acta de liquidación.
Límite: Esos documentos no están en la tabla. El auditor los abre en el expediente.
Ver la obra, el inventario o el servicio. Es la prueba del elefante blanco y del pago sin ejecución.
Límite: Ningún dataset sustituye la visita.
Entrevista al supervisor, al ordenador y a la veeduría para armar la causa.
Límite: El sistema no entrevista. Deja la pregunta de la mesa de trabajo.
La masa de contratos de prestación de servicios profesionales no está en esta lista. Esa causal existe en la ley. El acto aparece cuando la causal no se identifica, se usa para una obra, se parte el objeto o el mismo proveedor concentra la directa.
Qué se busca. Contratar un objeto que no estaba planeado, sin el ajuste público del plan.
Criterio. El plan anual de adquisiciones es la herramienta de planeación de la compra pública. Contratar por fuera, sin dejar el rastro del cambio, rompe la planeación.
Norma. Decreto 1082 de 2015, plan anual de adquisiciones, y principio de economía de la Ley 80 de 1993.
Técnica. Cruce de bases
Efecto típico. Se compra lo que no se priorizó y se debilita el control ciudadano sobre el plan.
Límite de la prueba. Hay que cruzar el plan anual con el proceso. En este corte el motor todavía no une esos conjuntos.
Qué se busca. Un presupuesto oficial copiado o inflado, sin cotizaciones ni historia de precios.
Criterio. El estudio previo debe sustentar la necesidad, el valor y la modalidad. Sin análisis de mercado el precio no tiene criterio.
Norma. Ley 1150 de 2007 y Decreto 1082 de 2015, estudios previos.
Técnica. Inspección documental
Efecto típico. Sobrecosto o modalidad elegida sobre un valor artificial.
Límite de la prueba. El estudio previo es un documento del expediente, no una columna.
Qué se busca. Usar la directa y publicar una causal que no existe en la ley, o no publicar ninguna.
Criterio. La contratación directa solo procede por las causales taxativas del artículo 2, numeral 4, de la Ley 1150 de 2007. La entidad tiene que identificar cuál usó.
Norma. Ley 1150 de 2007, artículo 2, numeral 4. Principio de transparencia, Ley 80 de 1993.
Técnica. Inspección de registros
Efecto típico. No se puede verificar si se prescindió de la competencia con una causal permitida.
Límite de la prueba. El texto «No Defenido» es lo que la entidad cargó en SECOP. Puede haber un acto en el expediente que el registro no copió. El auditor abre ese acto.
Qué se busca. Declarar urgencia sin hecho cierto, o no remitir el acto y el expediente al órgano de control.
Criterio. La urgencia manifiesta es excepcional. Procede para continuidad del servicio, estados de excepción, calamidad, fuerza mayor o desastre, cuando no se puede acudir a la selección pública. Celebrado el contrato, el acto y el expediente se envían de inmediato al control fiscal, que se pronuncia sobre los hechos.
Norma. Ley 80 de 1993, artículos 42 y 43. Ley 1150 de 2007, artículo 2, numeral 4, literal a.
Técnica. Confirmación
Efecto típico. Se contrata sin competencia. Si el hecho no existía, el daño es el sobrecosto y la pérdida de pluralidad. Si el hecho existía y no se remitió el expediente, falla el control inmediato.
Límite de la prueba. SECOP muestra la causal. No muestra el acto de declaratoria ni el sello de recibido de la Contraloría. El papel abre esa confirmación.
Qué se busca. Un pliego o un plazo de publicidad que deja un único proponente en licitación, selección abreviada o concurso.
Criterio. La licitación, la selección abreviada y el concurso existen para comparar ofertas. Un solo oferente obliga a revisar si el mercado es realmente único o si la regla de selección se escribió para uno.
Norma. Ley 1150 de 2007, artículo 2, numerales 1 a 3. Selección objetiva y transparencia.
Técnica. Procedimiento analítico
Efecto típico. Se pierde la comparación de precios. Puede haber direccionamiento o una publicidad insuficiente.
Límite de la prueba. Un solo oferente también ocurre en mercados reales de un solo proveedor. No es, por sí mismo, un hallazgo de direccionamiento.
Qué se busca. Escoger la causal de prestación de servicios profesionales o apoyo a la gestión para celebrar un contrato de obra.
Criterio. Esa causal cubre actividades intelectuales o de apoyo, o trabajos artísticos que solo ciertas personas pueden ejecutar. No es la vía para una obra.
Norma. Ley 1150 de 2007, artículo 2, numeral 4, literal h.
Técnica. Inspección de registros
Efecto típico. Una obra queda por fuera de la licitación o de la selección que le correspondía.
Límite de la prueba. Si el tipo de contrato en SECOP está mal clasificado, la condición es un error de registro y aun así debe corregirse.
Qué se busca. Partir un mismo objeto en varios procesos de mínima cuantía para no pasar al procedimiento de mayor cuantía.
Criterio. La modalidad depende del objeto y de la cuantía. Dividir artificialmente el objeto para caer en mínima cuantía evade la selección que correspondía.
Norma. Ley 1150 de 2007, artículo 2. Principios de transparencia y selección objetiva de la Ley 80 de 1993.
Técnica. Procedimiento analítico
Efecto típico. Se contrata de forma repetida, con menos competencia y menos publicidad de la que la cuantía real exigía.
Límite de la prueba. Compartir código UNSPSC no prueba que el objeto sea el mismo. El auditor lee los objetos y suma los valores antes de hablar de fraccionamiento.
Qué se busca. Una entidad que, en la misma ventana, entrega varias directas al mismo proveedor.
Criterio. La prestación de servicios no puede volverse la forma de cubrir funciones permanentes de la planta, ni de partir un objeto entre contratos del mismo favorecido.
Norma. Ley 80 de 1993, régimen del contrato de prestación de servicios, y causal restrictiva de la Ley 1150 de 2007.
Técnica. Procedimiento analítico
Efecto típico. Concentración del gasto en un proveedor y posible desconocimiento de la planta de personal.
Límite de la prueba. Ocho contratos en dos meses pueden ser ocho necesidades distintas y lícitas. El indicio pide la mesa, no declara el acto.
Qué se busca. Requisitos de experiencia, marcas o puntajes escritos para un proponente, o una evaluación que no respeta el pliego.
Criterio. La selección objetiva exige reglas previas, generales y aplicadas por igual.
Norma. Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007, selección objetiva.
Técnica. Inspección documental
Efecto típico. Se adjudica a quien el pliego ya había elegido.
Límite de la prueba. Hay que leer el pliego y el informe de evaluación.
Qué se busca. Contratar a quien no puede contratar con el Estado, o a un pariente o socio del ordenador o del servidor de la entidad.
Criterio. El régimen de inhabilidades e incompatibilidades es de orden público. Contratar estando inhabilitado vicia la selección.
Norma. Ley 80 de 1993, artículo 8, y normas que lo complementan, incluida la Ley 1474 de 2011.
Técnica. Cruce de bases
Efecto típico. El contrato nace con un contratista prohibido. Puede haber incidencia disciplinaria y penal, además de la fiscal si hay daño.
Límite de la prueba. Hace falta cruzar con antecedentes fiscales, disciplinarios, penales y con el registro de servidores. No se arma ese perfil en este corte.
Qué se busca. Pagos que superan el valor registrado del contrato.
Criterio. No se paga por encima del valor contractual vigente. Si hubo adición, ese valor tiene que estar incorporado al contrato que se está pagando, y la adición no puede pasar del 50 % del valor inicial.
Norma. Ley 80 de 1993, artículo 40, límite de adición. Deber de registro fiel del pago.
Técnica. Recálculo
Efecto típico. Hay una diferencia de caja o un registro mentiroso. Las dos cosas se confirman antes de cuantificar un daño.
Límite de la prueba. El valor pagado de SECOP lo carga la entidad. Se confirma contra el pago real en SIIF o en tesorería.
Qué se busca. Un anticipo girado que sigue sin amortizar cuando el plazo del contrato ya venció.
Criterio. El anticipo es un avance de recursos públicos que se amortiza con la ejecución. Al terminar el plazo no debe quedar un saldo sin explicar.
Norma. Deber de supervisión e inversión del anticipo. Ley 1474 de 2011, seguimiento a la ejecución contractual.
Técnica. Recálculo
Efecto típico. Recursos públicos fuera de la entidad, sin obra o sin servicio que los haya absorbido.
Límite de la prueba. El saldo es el que la entidad escribió en SECOP. El auditor lo compara con el plan de inversión del anticipo y con tesorería.
Qué se busca. Una obra cuyo fin de plazo ya pasó y SECOP la deja en ejecución, suspendida o sin cerrar.
Criterio. Vencido el plazo, la obra se entrega, se suspende con acto, se modifica con soporte o se liquida. Seguir «en ejecución» sin ese rastro es la antesala de la obra inconclusa.
Norma. Ley 80 de 1993, ejecución y liquidación del contrato. Ley 2020 de 2020, registro de obras civiles inconclusas.
Técnica. Procedimiento analítico
Efecto típico. La comunidad no recibe la obra y el recurso queda comprometido. Es el patrón del elefante blanco.
Límite de la prueba. El estado de SECOP puede estar desactualizado. La prueba que cierra el hallazgo es el acta y la visita.
Qué se busca. Actas de pago de ítems no construidos, o un avance financiero muy por encima del avance de obra.
Criterio. Solo se paga lo ejecutado y recibido. El supervisor responde por esa certificación.
Norma. Ley 1474 de 2011, supervisión e interventoría. Principio de responsabilidad de la Ley 80 de 1993.
Técnica. Inspección física
Efecto típico. Detrimento por pago de lo no recibido. Es uno de los hallazgos fiscales más repetidos en obra pública.
Límite de la prueba. El conjunto de ejecución trae porcentajes que la entidad declara. Sin visita, ese porcentaje no se da por cierto. Queda como prueba de campo.
Qué se busca. Obras terminadas o vencidas que no se liquidan, de modo que prescriben glosas, balances de anticipo y garantías.
Criterio. La liquidación define quién debe a quién. Dejarla vencer impide recuperar saldos y cierra mal el expediente.
Norma. Ley 80 de 1993, liquidación del contrato estatal.
Técnica. Inspección de registros
Efecto típico. Saldos no cobrados y garantías vencidas.
Límite de la prueba. En SECOP II, «Cerrado» y «terminado» no equivalen de forma unívoca a liquidado. Por eso el motor no los trata como incumplimiento. La prueba de la liquidación es el acta.